Jaarverslag 2016 Gondelvaartvereniging Koedijk

Uitnodiging voor de leden van de

Gondelvaartvereniging Koedijk

voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering

die zal worden gehouden op

vrijdag 10 maart 2017 om 20.00 uur bij SV Koedijk,

Saskerstraat 164 te Koedijk

“Koekoeksklok”   –   Bouwgroep Hans Bloothoofd   –   Winnaar Vakjury

“Frozen”   –   Bouwgroep Goed Zat   –   Winnaar Publieksjury

1.  AGENDA

  1. Welkom, opening en vaststelling agenda
  2. Notulen Algemene Ledenvergadering van 22 januari 2016
  3. Jaarverslag 2016
  4. Bestuur verslag
  5. Financiële Jaarrekening
  6. Verslag Kascontrolecommissie
  7. Verkiezing Kascontrolecommissie
  8. Verkiezing Bestuur

Kandidaat PR commissie: Natasia de Geest heeft zich beschikbaar gesteld

Evenementen commissie: herkiesbaar: Janneke Meijering

  1. Begroting 2017
  2. 12 Juni fietsen met de Rabobank, wie fietst er mee?
  3. Stichting “Vrienden van de Gondelvaart”
  4. Communicatie leden

10.Rondvraag

11.Sluiting

Bijlagen:

  1. Financiële Jaarrekening 2016 (alleen beschikbaar voor leden)
  2. Kengetallen (alleen beschikbaar voor leden)
  3. Begroting 2017 (alleen beschikbaar voor leden)
  4. Ledenadministratie en contributie
  5. Rooster van aftreden Bestuur

2.  NOTULEN Algemene Ledenvergadering van 22 januari 2016

  1. Welkom opening en vaststelling agenda
    1. 20:04 opening door de voorzitter
    2. Zijn er mensen die zich beschikbaar stellen voor het bestuur? Nee.
  1. Notulen algemene ledenvergadering 6 maart 2015
    1. De notulen zijn van te voren op de website te lezen.
    2. Notulen zijn vastgesteld.
  1. Jaarverslag 2015
    1. Bestuur verslag
      1. Geen opmerkingen
      2. Bouwplaatsen worden een probleem, dus als leden iets weten of mee willen denken dan graag.
    2. Financiële jaarrekening
      1. De penningmeester neemt het woord. Heeft PowerPointpresentatie.
      2. Subsidie gekregen voor promotie jeugd, cultuur en veiligheid. Moeten we verantwoorden aan de gemeente. De voorzitter licht dit verder toe.
  • Positief gedraaid.
  1. Verslag kascontrolecommissie
    1. Dirk Buisman neemt het woord.
    2. Alles is correct. De vergadering is het er mee eens.
  1. Verkiezing kascontrolecommissie
    1. Siem Dalenberg is aftredend. Pieter Lammerschaag was reserve lid en schuift door als lid. Wie wil reserve lid worden? Dave van der Meer stelt zich beschikbaar.
  1. Verkiezing bestuur
    1. Olaf Bonny heeft zich beschikbaar gesteld als voorzitter. Geen bezwaar voor toetreding.
    2. Botenbouw: Chris Rijbroek heeft zich teruggetrokken. Hans Bijpost en Marco Besseling hebben zich beschikbaar gesteld. Ook geen bezwaar.
    3. PR: Bertie Kouwenberg treedt af als bestuurslid.
    4. Voorzitter: Walter Schouten treedt af na 7 jaar.
  1. Begroting 2016
    1. Wet m.b.t. slepen is veranderd. Dit jaar wordt gehandhaafd. Hier is nog geen rekening mee gehouden, sleepkosten kunnen hoger worden. Kan ook resulteren in meerdere schuiten achter 1 sleepboot. Is ook afwachten, want tijdens de canalparade van gaypride worden ook hobbyisten gebruikt, kijken wat daar gebeurt.
    2. Bestaat een regenverzekering voor tegenvallende bezoekers nog? Hier is niet veel over bekend, wel dat het om extreme weersomstandigheden ging. De kosten van de polis waren erg hoog en de eisen van de neerslag ook hoog
    3. Akkoord gegeven.
  1. 11 juni fietsen met de Rabobank, wie fietst er mee?
    1. Pieter, Fred |Zut, Jan Kobes, Walter, Siem Dalenberg, Leo, Dirk de Boer, Gerda Masteling?, Nelie Kobes
  1. Stichting vrienden van de gondelvaart
    1. Jan Kobes neemt het woord.
    2. Wim Baars heeft een toevoeging.
    3. Jan Bijpost vraagt of de stichting iets kan met vastgoed? Dat kan ook bouwplaatsen ten goede komen. Op de Noord ligt een braakliggend stuk grond, wellicht is dat iets? Tijdelijke bouw zou kunnen. Er zijn ook andere stukken grond, hier kan over nagedacht worden.
  2. Communicatie leden
    1. We willen meer via email en minder via post. Hiervoor hebben we emailadressen nodig. Nu bezorgt het bestuur veel zelf om kosten te besparen.
    2. Krijgen een aparte brief over de contributie. Dus tweemaal bezorgen.
    3. Yvon vraagt of het bestuur heeft nagedacht over dat de contributie veel minder is ten opzichte van wat de leden krijgen. Vooral het aantal vrijkaarten die sommige leden krijgen. Hier moet het bestuur over na denken.
  1. Rondvraag
    1. Jan Kobes vraagt of we nu niet kunnen besluiten dat we het bestuur toestemming geven om een besluit te nemen wat betreft de leden. Iedereen is het ermee akkoord, dan kunnen we dit jaar al handhaven. Ieder lid buiten de afzetting krijgt maximaal 2 vrijkaarten.
    2. Dirk Buisman vraagt of we de subsidie moeten verantwoorden en wat er gebeurt als we het niet juist uitgeven. Ja we moeten het verantwoorden, en als we het niet gebruiken dan moeten we het terugstorten.
    3. Pieter vraagt of de regiegroep hoofdsponsor wordt. Nee, dit is iets anders.
  1. Sluiting
    1. De voorzittershamer wordt doorgegeven aan Olaf de nieuwe voorzitter.
    2. Olaf neemt het woord.
    3. Bertie Kouwenberg wordt lid van verdienste en Walter Schouten wordt erelid.
    4. Olaf Bonny stelt zich nog even voor.

3a.  Bestuursverslag

Een nieuwe voorzitter, een bijna nieuwe penningmeester en secretaris. Het was niet altijd even makkelijk. Gelukkig kon het bestuur rekenen op de steun van de “oude” bestuursleden die ze met raad en daad hebben ondersteund. De Gondelvaart van het afgelopen jaar was een bijzondere. Het bestuur werd tijdens de briefing van de afzetposten door de slepers geïnformeerd dat men gezien de harde wind het niet aandurfde om van zuid naar noord te varen. Binnen 10 minuten was het beslissen of varen van noord naar zuid of niet varen. De beslissing was snel genomen. Social media verspreidde het nieuws in rap tempo. De tocht kon toch plaatsvinden.

Botenbouwcommissie

2016 bracht 11 gondels inclusief de eindboot op het water. Graag had het bestuur meer gondels gezien, maar de hoge kwaliteit van de gondels maakte veel goed. Gelukkig was er ook weer een nieuwe enthousiaste jeugdgroep en heeft het G team van Koedijk ook een mooie gondel gebouwd. Het aantal nieuwe bouwgroepen blijft een punt van zorg. Evenals het vinden van een bouwplaats. Uit ervaring kan het bestuur zeggen dat je ook op kleine ruimtes mooie gondels kan bouwen en wij hopen dat er komend jaar weer oude bouwgroepen terug te zien en nieuwe bouwgroepen te ontmoeten. Mede door de ontvangen subsidie van de regiegroep Alkmaar kunnen we de komende jaren jonge bouwgroepen extra ondersteunen in woord en daad.  Samen met de bewonersvereniging de Rietschoot hopen we de jeugd te stimuleren om samen iets moois te bouwen. De gondelvaart van 2016 was van goede kwaliteit, mooie gondels. Frozen van Goed zat was de publiekswinnaar en de Koekoeksklok van groep Bloothoofd was de winnaar bij de vakjury.  De harde wind was helaas een spelbreker bij het opbouwen maar waar een klein dorp groot in bleek te zijn was het samenwerken. Menig dorpsbewoner heeft geholpen om de decors weer recht overeind te zetten.  De bouwploegen verdienen wederom een compliment voor de kostenbeheersing bij het bouwen. 2016 Heeft een nieuwe jeugdboot gebracht, de Scheepsschapen. De dames van deze boot zijn 2017 te oud voor de jeugd maar hebben aangegeven door te zullen gaan bij de volwassenen en de jonge deelnemers van de scheepsschapen zijn enthousiast geworden dat ook zij zich al hebben aangemeld voor 2017 als jeugdboot. Wij hopen 2017 nog op een extra jeugdgroep.

Bestuurlijk gezien is de botenbouwcommissie onderbezet. Hans Bijpost en Marco Besseling zijn de afgevaardigden in het bestuur maar Hans is ook voor de techniek. De vrijwilligers van de botenbouw commissie zijn allen wat ouder aan het worden en jonge en nieuwe inbreng is absoluut noodzakelijk om de botenbouw commissie draaiende te kunnen houden.

Inmiddels hebben zich twee nieuwe mensen aangediend voor de botenbouw commissie maar meer nieuwe vrijwilligers zou fijn zijn.

 PR commissie

Daar er het afgelopen jaar geen echte PR bestuurslid was is deze taak door de voorzitter en secretaris op zich genomen met ondersteuning van Natasia de Geest. Allereerst hebben we geprobeerd meer stukjes in de Coedijcker Ban en Alkmaar Noord krant te krijgen. Verder hebben we in het dorp en de wijde omgeving geflyerd om meer  actieve leden en ondersteunende leden te krijgen. Dit heeft wel een aantal nieuwe hulpkrachten opgeleverd. De PR is blij met een Erik Determann die als grafisch ontwerper voor ons de folders, posters, flyers, entreebiljetten en programmaboekje heeft ontworpen. Voor sommige leden was het even schrikken daar er gekozen was voor een hele andere layout met andere kleuren maar de boodschap van de Gondelvaart was uniform, duidelijk en herkenbaar. De voorzitter is actief bezig geweest met de oude en de nieuwe sponsoren. Hierdoor zijn de inkomsten van de sponsoring gestegen. 2017 Willen we weer een actieve campagne gaan voeren in Koedijk, Alkmaar Noord, Daalmeer en omgeving. Natasia de Geest heeft zich beschikbaar gesteld als bestuurslid voor de PR commissie.

Evenementencommissie

De evenementencommissie kan weer terugkijken op een zeer geslaagd feest. Donderdagmiddag was de middag van de ouderen uit Koedijk en omgeving de mallotige matrozen en de oliebol deden de ouderen uit ons dorp goed. Het was een gezellige middag mede dankzij een financiële bijdrage van  het ZOL Koedijk. Donderdagavond was de bekende BBQ.  Het aantal bezoekers voor de BBQ loopt terug. De evenementencommissie is zich aan het beraden voor een nieuwe invulling van de donderdagavond.. Vrijdagochtend was er een gezellige kinderochtend, dit jaar geen ballonnen meer maar een leuke kleurwedstrijd met een door Maarten Boerebach ontworpen kleurplaat. De jeugd heeft zich goed uitgesloofd met het kleuren. Voor de kinderen was er ’s morgens nog een optreden van theater de Fantast met dank aan het ZOL Koedijk voor een financiële bijdrage. De vrijdagmiddag was er een gezellige playback show met optredens Vrijdagavond trad Jukebox op. Het avondthema was Tropical Summer. Nou het was een echte gezellige tropische avond met mooi uitgedoste bezoekers. Een topsfeer zonder onvertogen woord. Zaterdagochtend werden de fietsen nog versierd en zaterdagavond draaide. DJ Nilicious en DJ Sweet Le Freak in de tent. Doordat de boten van Noord naar Zuid moesten varen kwam het publiek wat later in de feesttent maar de sfeer was ronduit goed te noemen.

Zondagmiddag werd afgesloten met het traditionele botenbouwersbal met muziek van Alle tijd. Na een aarzelend begin gingen kwam de sfeer er goed in en kan de PR commissie zeggen dat het een mooi feest is geweest. De trekking van de loterij is geweest en veel kopers zijn verblijd met een grote of kleine prijs. De evenementen commissie wil in 2017 de opzet van de loterij wijzigen, grotere prijzen en de trekking op zondag in de feesttent. Het G team van Koedijk heeft ons actief ondersteund met het schoonhouden van het evenementen terrein.

Tentcommissie

Mede door de inzet van de leden van de SV Koedijk is de samenwerking en organisatie rondom de feesttent wederom goed verlopen. Een punt van aandacht van zowel het bestuur van de SV Koedijk als de Gondelvaartvereniging blijft het alcoholgebruik onder de 18 jaar. Het blijft een probleem om dit goed te borgen, mede doordat ouders en vrienden de jeugd onder de 18 jaar alcohol geven. Dit jaar is er actief een extra horecabeveiliger ingehuurd om onze gasten extra te controleren op leeftijd. 2017 Zullen wij met een nieuw bandjessysteem gaan werken en ons nog actiever richten op de campagne Nix 18  Nieuw was dat er dit jaar camerabewaking binnen en buiten de tent aanwezig was

Ledenadministratie

Yvonne Zut heeft de ledenadministratie keurig op orde. Door zelf post te bezorgen zijn de kosten goed in de hand te houden. Het aantal leden is de afgelopen jaren stabiel gebleven.

Afzetposten en Hekkensluiters

In 2016 waren de afzetposten voldoende bemand, met dank aan scouting de Geuzen en een aantal andere vrijwilligers. Helaas werden we het afgelopen jaar nog extra geconfronteerd met de discussie of er wel of niet op de openbare weg entree mag worden geheven, dat maakt dat het bezoekers soms neigen tot agressief gedrag en met name  de rol van social media maken het vragen van de bijdrage niet makkelijk. Ondanks dat de VNG een duidelijk standpunt heeft ingenomen omtrent entree heffen had voerde de gemeente Alkmaar een ander beleid in de vergunningsverlening. Uiteindelijk is in oktober de uitspraak gekomen dat entree heffen op de openbare weg gewoon mag daar je het evenement bezoekt. 2017 Zullen wij in de PR veel aandacht besteden aan deze VNG regelgeving. De werving van de afzetposten zal in 2017 i.v.m. vakantie periode vroegtijdig moeten plaatsvinden. Ondanks dat wij volop proberen om mensen die momenteel buiten de maatschappij staan bij ons evenement te betrekken middels Alkmaarders voor elkaar lukt het niet om vrijwilligers tegen een vrijwilligers vergoeding te krijgen voor de afzetposten. De hekkensluiters hebben wederom gebruik gemaakt van het externe bedrijf en dit wederom goed bevallen.

3b.  Financiële Jaarrekening 2016

Alleen beschikbaar voor leden.

  • Zie bijlage 1: Balans met toelichting op de Balans en op de Resultatenrekening.
  • Zie bijlage 2: Kengetallen.

 

3c.  Verslag Kascontrolecommissie

Dirk Buisman en Pieter Lammerschaag van de Kascontrolecommissie brengen mondeling verslag uit, nadat zij hun op schrift gestelde bevindingen aan de voorzitter hebben overhandigd.

4.  Verkiezing Kascontrolecommissie

Aftredend commissielid is Dirk Buisman.

5.  Verkiezing Bestuur

  • nieuw bestuurslid voor de PR commissie is vacant
  • Steef Meijer heeft aangegeven de botenbouwcommissie te willen ondersteunen
  • Janneke Meijering heeft aangegeven nog… de evenementen commissie te willen ondersteunen
  • Kandidaat bestuursleden kunnen zich opgeven voor de vergadering bij de secretaris

6.  Begroting 2017

Alleen beschikbaar voor leden.

Zie bijlage 3: Begroting 2017.

7.  Wie fietst ermee met de Rabobank fietssponsortocht

Ook dit jaar wordt er op 10 juni 2016 weer een fietstocht georganiseerd door de Rabobank.

10 mensen van de vereniging mogen meefietsen voor het jaarlijkse sponsorbedrag van de Rabobank. Aanmelden bij pr@gondelvaartkoedijk.nl of secretaris@gondelvaartkoedijk.nl

8.  Stichting “Vrienden van de Gondelvaart”

De vertegenwoordigers van de Stichting krijgen de gelegenheid om hun verslag te doen.

 

9.  Communicatie leden

Het bestuur heeft het voornemen de communicatie met de leden via internet te laten lopen en wil daarvoor een bestand van e-mail adressen van de leden opzetten. De leden wordt verzocht hun e-mailadres door te geven aan:

secretaris@gondelvaartkoedijk.nl.

Met de privacy zal zorgvuldig worden omgesprongen.

 

10.  Rondvraag

Wat verder ter tafel komt.

 

11.  Sluiting

Wij streven ernaar om de vergadering rond 22.00 uur te beëindigen, waarna het bestuur de aanwezigen een consumptie aanbiedt en de dvd “Gondelvaart 2016” wordt vertoond.

Bijlagen 1, 2 en 3 betreffen de Financiële Jaarrekening 2016:

Deze zijn alleen beschikbaar voor leden en worden in de Algemene Ledenvergadering uitgereikt of zijn vooraf per e-mail aan te vragen onder vermelding van uw lidnummer via:

penningmeester@gondelvaartkoedijk.nl

Bijlage 4:  Ledenadministratie en contributie

  • De vereniging heeft ultimo 2016 557 (2015 557) geregistreerde leden.
  • Indien zich wijzigingen in de gegevens van uw lidmaatschap voordoen, vragen wij u dringend deze tijdig en per e-mail door te geven aan:

leden@gondelvaartkoedijk.nl

of schriftelijk aan Yvonne Zut, Smidspad 3, 1831 GG Koedijk.

  • Vermeldt u altijd uw lidnummer, dat u kunt vinden op het etiket van de envelop waarin de jaarlijkse brief over de verschuldigde contributie, tevens uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering, wordt toegezonden.
  • Nieuwe leden zijn natuurlijk altijd welkom tegen betaling van de onveranderde jaarlijkse contributie van minimaal € 10,00. Betaling op onze rekening bij Regiobank, Koedijk: NL09 RBRB 0789 5810 35.

Aanmelden kan ook altijd bij de bestuurs- en commissieleden.

 

 

Bijlage 5: Rooster van aftreden Bestuur

Aftreden bestuursleden 2017 2018 2019 2020
voorzitter  xxx
secretaris xxx
penningmeester xxx
alg. plaatsvervanger
1e lid botenbouwcommissie  xxx
2e lid botenbouwcommissie  xxx
lid pr commissie  xxx
lid evenementencommissie  xxx
De bestuursleden worden volgens artikel 9 van het Huishoudelijk reglement gekozen voor een termijn van vier jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming.
Nieuw benoemde bestuursleden komen in het rooster in de plaats van hun voorgangers.

Samen in volle vaart op weg naar de 54ste Gondelvaart!

2017-02-20T11:18:54+00:00 20 februari 2017|